Меню

Как отправить заказное письмо с уведомлением?

Как отправить заказное письмо с уведомлением: 8 причин это сделать + 5 этапов процедуры + 2 способа получить уведомление о доставке корреспонденции.

kak-otpravit-zakaznoe-pismo-s-uvedomleniem

Несколько десятилетий назад переписка, а соответственно и услуги государственной почты были в почете и у обычных граждан, и у официальных организаций. Потом стандартные «бумажные» эпистолы стали активно вытесняться электронными или факсами, но все же полностью не исчезли.

Мы знаем: для того, чтобы послание точно дошло до адресата, нужно отправлять заказное или ценное. Заплатить придется чуть дороже, зато шансы на то, что ваше послание где-то затеряется, минимизируются.

Как отправить заказное письмо и чем оно отличается от обычного? На эти вопросы ответят Почта России и Укрпочта.

Что такое заказное письмо и как его отправить?

Если вам приходится частенько слать посылки с важными документами или не тяжелыми ценными вещами, то лучше разобраться в вопросе наиболее безопасной и быстрой переписки, чтобы гарантировано доставить адресату то, что нужно.

1) Заказное письмо — это…

Есть три варианта отправки писем:

  1. Обычное.

    Наиболее популярный и недорогой способ переписки.

    Можно и вовсе обойтись без услуг почты, если у вас дома завалялся почтовый конверт и марка соответствующего номинала.

    Напишите адрес свой и отправителя, заклейте конверт, наклейте марку (можно взять конверт с уже напечатанной маркой), бросьте его в почтовый ящик – и все, дело сделано.

    Но нужно учитывать, что стандартные послания иногда губятся почтовыми служащими, поэтому, если вы отправляете что-то очень ценное, лучше присмотреться ко второму и третьему варианту.

  2. Заказное.

    О нем мы поговорим детальнее чуть позже.

  3. Ценное.

    Его главная отличительная черта – то, что вы, как отправитель, можете сопроводить свое послание описью документов, которые содержатся в нем. Почтовый служащий тщательно проверит составленный вами перечень и проштампует каждую из страниц.

    Главный недостаток отправки ценного письма – то, что его не приносят по указанному адресу, а требуют от получателя, который получает уведомление о доставке, лично явиться за ним в почтовое отделение.

    Срок хранения ценного письма на отделении почты – 30 дней, после чего оно возвращается отправителю, так что получатель, если не захочет, может вообще за ним не явиться.

Чаще всего и в России, и в Украине ценные бумаги отправляют или курьером, или с помощью заказного письма.

Этот вид письма можно послать только с почтового отделения.

И в Украине, и в России на руки вы получите чек с кодом. Благодаря этим кодам на официальных сайтах Укрпочты (http://ukrposhta.ua/ru/vidslidkuvati-forma-poshuku) и Почты России (https://www.pochta.ru/tracking) вы можете отследить свое послание, и узнать его статус.

chek-s-kodom-ukrposhta

chek-s-kodom-pochta-rossii

2) Почему стоит отправить именно заказное письмо, а не обычное?

Отправка послания официально через почту – это не просто прихоть. Это необходимость, когда речь идет о доставке каких-то важных бумаг, книги и прочего.

На то, чтобы отправить именно заказное письмо, есть 8 причин:

  1. Вручая конверт лично в руки почтовому служащему, вы получаете от него чек, как подтверждение того, что сделка состоялась.

    Тогда как, бросая письмецо в почтовый ящик, вы не имеете гарантий, что хоть кто-то берет на себя обязательства.

  2. Личная ответственность служащего, которому вы вручаете конверт – он берет на себя материальные обязательства за вашу корреспонденцию.
  3. Все заказные письма приписываются к сопровождающим корреспонденцию документам, независимо от пути следования.
  4. Отправить послание можно не только по территории своей страны, но и за границу.
  5. Благодаря коду на чеке вы можете следить за путем следования вашего конверта.
  6. Вы точно будете знать, что адресат получил отправленные бумаги, потому что получение он подтверждает своей росписью.

    К тому же, всегда можно заказать услугу уведомления.

  7. Относительная дешевизна по сравнению с курьерскими услугами.

    Стоимость отправки зависит от того, куда именно вы шлете письмо и какой его вес.

  8. В России, Украине, да и в других странах работает огромное количество почтовых отделений, поэтому не придется долго искать, откуда именно можно отправить свое послание.

Многих отталкивает именно нежелание иметь дело с официальной почтой. Мол, со времен СССР здесь ничего не изменилось: те же огромные очереди, хамоватые сотрудники, бардак и волокита.

Но вот буквально на днях одна из моих подруг – администратор салона красоты – отправляла партнерам корреспонденцию с Укрпочты. На все про все потратила 16 гривен и 15 минут.

Служащая была предельно вежлива, помогла написать адрес и объяснила, как отслеживать послание на их сайте.

Очередь – всего 3 человека, включая подругу. Через сутки партнеры получили посылку.

Так что, как видите, сегодня это достаточно простой, недорогой и удобный сервис.

Как отправить заказное письмо и в России, и в Украине?

Переслать корреспонденцию такого типа достаточно просто, и с этой задачей справится даже ребенок.

Если вы все же сомневаетесь в том, сможете или нет быстро все сделать, предлагаю вам детальнее ознакомиться с самой процедурой и узнать, какие еще услуги вы можете получить на почте.

1. Процедура отправки заказного письма.

Для начала вы должны знать, какое именно письмо можно отправить как заказное. Есть определенные нормы и ограничения по весу и размеру конверта.

Размер конверта (в мм)
Максимальный вес письма по отправке в России (в г) Максимальный вес письма по отправке в Украине и за рубеж (в кг)
110 х 2201002
114 х 1621002
114 х 2291002
162 х 2291002
229 х 3241002

Вот какой процедуры нужно придерживаться, если вы хотите отправить какие-то документы заказным письмом:

  1. Соберите все бумаги, которые хотите отправить.

    Желательно написать сопроводительную эпистолу, чтобы получатель убедился, что все на месте и ничего не пропало на почте.

  2. Вложите все документы вместе с сопроводительной эпистолой в конверт и заклейте его.

    Если же у вас дома или в офисе не оказалось подходящего по размеру конверта, то купить его можно и на почте, но в этом случае все внимательно проверьте – не затерялся ли где-то какой-то документ.

  3. Напишите адрес получателя и отправителя.

    Кстати, за небольшую сумму служащий почты может это сделать и за вас. Помните, что и в России, и в Украине действуют единые правила заполнения конверта:

    oformlenie-konverta

  4. Отдайте заклеенный конверт с написанными на нем адресами сотруднику почты, обязательно указав, что вы хотите отправить именно корреспонденцию именно заказного типа.
  5. Заплатите указанную сумму и обязательно возьмите чек с кодом, по которому вы можете отследить, как происходит отправка вашей корреспонденции.

    Точную стоимость отправки вы можете узнать, благодаря онлайн-калькуляторам на официальный ресурсах Почты России и Укрпочты: https://www.pochta.ru/letters и http://ukrposhta.ua/ru/kalkulyator-forma-rozraxunku

Можно сообщить получателю, что вы отправили то, что обещали, и, в зависимости от расстояния между вашими городами, он должен ждать посылку в такое-то время.

Вот собственно и все. Процедура проста и предельно понятна.

Лучше отправляться на почту не в час пик, например, в стандартный обеденный перерыв с 13.00 – 14.00 или после 18.00, когда у большинства заканчивается рабочий день, а выбрать другое время, когда на почте меньше людей.

Так вы избежите больших очередей, а сотрудник почты уделит вам максимум внимания и времени.

2. Отправить заказное письмо можно, воспользовавшись вот такими услугами:

Еще один аргумент за то, чтобы отправлять таким образом корреспонденцию, то, что вы получаете возможность воспользоваться дополнительными услугами, которые весьма приятны и полезны.

Тот, кто решил отправить заказное письмо, может выбрать одну (или даже несколько) услуг из этого списка:

  1. Личное вручение адресату.

    То есть получатель не просто найдет в почтовом ящике уведомление о том, что ему нужно явиться на почту за своей корреспонденцией, а получит послание прямо из рук курьера по указанному на конверте адресу.

  2. Уведомление отправителя.

    Если вы очень беспокоитесь по поводу того, получит или нет адресат корреспонденцию, можете заказать такую услугу, как уведомление, например, при помощи смс.

    Услуга платная.

  3. Авиапересылка.

    Чаще всего почту доставляют наземным транспортом.

    Если вы хотите, чтобы получатель как можно быстрее получил ваше послание, можно заказать авиапересылку. Естественно, эта услуга будет стоить немало.

3. Как отправить заказное письмо с уведомлением?

Наиболее частая услуга, которой пользуются граждане Украины и России, если хотят послать корреспонденцию заказного характера – просьба об уведомлении отправителя о том, что корреспонденция точно вручена получателю.

И правда, зачем нервничать понапрасну, постоянно дергая адресата «Ну, что, получил?», «А сегодня получил?», «А сейчас?», если можно терпеливо подождать, пока сотрудники почты сообщат вам о том, что выполнили свою работу.

Как оформить договор дарения?

Отправить заказное письмо с уведомлением можно:

  1. Официально.

    Вы заполняете на почте специальный бланк, где указываете не только контакты получателя, но и свои.

    Этот бланк следует вместе с отправлением, а когда корреспонденция попадет в руки получателя, он вернется к вам как простое почтовое отправление (его принесет почтальон и бросит в ваш почтовый ящик).

    zakaznoe-pismo-s-uvedomleniem

    Если вы выступаете в роли посредника, то укажите, что уведомить о доставке нужно не вас лично, а какого-то другого человека и дайте его контактный адрес и номер телефона.

  2. Неофициально.

    Если вам не нужно официальное подтверждение о доставке, то можно ограничиться уведомлением при помощи смс. Платная услуга, которую предлагает Почта России.

    Одно смс-сообщение стоит 10 рублей. Если вы постоянно отправляете заказную корреспонденцию, можно заключить официальный договор (доступен только корпоративным клиентам), тогда стоимость одной смски станет 7 рублей.

Стоимость пересылки заказного письма в России скоро подорожает.

После подписания приказа цена на пересылку увеличится до 41 рубля:

Любой взрослый человек должен знать, как отправить заказное письмо. Поверьте, эти знания точно не будут ни для кого лишними.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *