Хронометраж рабочего времени и как его использовать?

Вот кто из нас не мечтал управлять временем?

Да все мечтали ускорять его, когда делаешь что-то скучное, и замедлять в наиболее счастливые моменты.

Конечно, подобные манипуляции со времени невозможны, по крайней мере, пока, но управлять часами и минутами своих подчиненных вполне можно, если знать, что такое хронометраж рабочего времени.

Вы знаете?

Нет?

Тогда я вам сейчас расскажу!

Что же ты за зверь такой, хронометраж рабочего времени?

Вот что вы себе представляете, когда слышите слова «инвентаризация» или «аудит»?

Я представляю себе конкретные предметы или документы, которые подлежат проверке.

А ведь можно проверять все, что угодно, даже – время.

Если объяснять совсем уж просто, что такое хронометраж рабочего времени, то – это запись в специальную карту (с указыванием времени, конечно) всего, что делает тот или иной сотрудник в течение дня или же – количество времени, которое тратит сотрудник на работу, требующую одних и тех же действий.

«Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным.»
Ж. Ж. Руссо

Эту процедуру руководители компаний делают по ряду причин:

• чтобы установить норму труда на производстве на одного человека;
• для оптимизации процессов производства и улучшения показателей компании;
• чтобы понять, кто из сотрудников тратит рабочее время неэффективно, а кто – наоборот, это помогает выделить лучших сотрудников, которые получат повышение.

Стоит ли возиться с хронометражем рабочего времени?

Далеко не все руководители знают о том, что существует такая полезная штука, как хронометраж рабочего времени.

Не знал о ней и мой знакомый предприниматель Саша, который полгода назад жаловался мне:

− Понимаешь, какая странная штука: я формировал коллектив сам, брал на работу людей умных, со специальным образованием, не ленивых, активных. Целый день они копошатся, что-то делают, в общем, без дела не сидят. Я вижу, что не сидят, и почему-то ежедневно остаются какие-то висяки, невыполненные дела, которые перетекают дальше, да и прибыль уменьшилась. Работа идет как-то медленно, хотя двигаются мои сотрудники вроде бы быстро. В чем дело, не пойму.

Я обещала ему помочь и найти методику, которая поможет улучшить скорость и качество труда в его компании.

И наткнулась на информацию о хронометраже рабочего времени.

Сначала это исследование показалось мне сложноватым, да и каким-то слегка советским, что ли. 🙂

Какие-то карты, графики, анализ данных.

Но затем я разобралась, распечатала для Саши карты, объяснила, что нужно делать.

Тайм-менеджмент. Основные правила тайм-менеджмента!

Через месяц мой знакомый похвастался, что сумел определить временные дыры (грузчики слишком медленно делают свою работу, уборщица приходит на полчаса позже положенного и задерживает подготовку сотрудников к рабочему дню, продавцы-консультанты не умеют отличать клиентов от праздных бездельников, которые ничего не собираются покупать, а приходят просто поговорить).

Правила проведения хронометраж рабочего времени

Если вы всерьез решили оптимизировать производственные процессы и добиться большей эффективности труда своих подчиненных, то должны обратить внимания на правила, согласно которым проводится хронометраж рабочего времени.

Основных правил всего 7:

1. Вы не сможете сами проводить хронометраж рабочего времени.

   Во-первых, у вас есть своя работа, а во-вторых, ваше постоянное присутствие будет напрягать подчиненных.

   Лучше доверить этот процесс квалифицированному наблюдательному человеку, который не упустит детали и сделает правильные выводы.

2. Тот, кто проводит хронометраж рабочего времени, должен располагаться в офисе так, чтобы иметь максимально полный обзор.

   Вместе с тем, он не должен мешать производственным процессам или отвлекать сотрудников от их прямых обязанностей.

3. Наблюдатель не должен вступать в дискуссии или начинать объяснять что-то тем людям, за которыми он наблюдает.

   Вмешательство сотрудников нужно сократить до минимума.

4. Если при приеме на работу сотрудники подписывали договор, то убедитесь, что его содержание позволяет проводить в компании хронометраж рабочего времени, чтобы не нарваться на судебное разбирательство.

5. Не стоит проводить хронометраж рабочего времени тайно.

   Вы должны объяснить сотрудникам, с какой целью вы проводите данное исследование.

   Планирование времени: 10 советов от Дэна Кеннеди

6. Наблюдение за сотрудниками не должно нарушать технику безопасности вашего производства.
7. Помните, что лист, в котором ведется хронометраж рабочего времени – документ, поэтому вести его следует аккуратно, стараясь ничего там не исправлять и не черкать.

Этапы подготовки хронометража рабочего времени

Сама процедура состоит из трех обязательных этапов, которых нужно придерживаться, если вы заинтересованы в том, чтобы провести хронометраж рабочего времени максимально точно:

1. Подготовка к хронометражу.

   Это очень важный этап, который нельзя игнорировать, потому что вам нужно будет:

   • Выбрать сотрудников, за которыми вы собираетесь наблюдать.

     Если у вас в коллективе больше 3 человек, то наблюдать за всеми одновременно не получится, следует расставить приоритеты.

   • Составить список самих операций, время которых вы и будете замерять, например, консультирование клиентов или написание отчетов.
   • Рассчитать, сколько замеров вам необходимо сделать.
   • Заготовить чистые бланки карты хронометража и, если вы первый раз проводите подобную процедуру, то не помешает держать перед глазами готовый образец.

2. Проведение наблюдений за сотрудниками.

   Чтобы нормально оценить эффективности их работы, следует наблюдать за ними не менее 1−2 недель.

3. Обработка результатов.

   Вы анализируете коэффициент устойчивости хроноряда, анализируете средние временные рамки на выполнение той или иной рабочей операции и суммируете все замеры.

Про учет рабочего времени, методы и

способы повышения его эффективности

смотрите также в видеоролике:

Пример проведения хронометража рабочего времени

Карты для хронометража бывают разные.

Я видела очень сложные и многоступенчатые, в которых вычислять временной коэффициент нужно при помощи таких формул, что без высшего математического образования не обойтись.

Я же вам предложу два простых варианта.

Вариант 1.

Рисуете вот такую табличку (табличек нужно столько, сколько времени вы собираетесь наблюдать за сотрудником):

Наблюдение ведется за Петровым П.П., бухгалтером.
___ января 2016 года.

Вид деятельности	Начало	Конец
Пришел на работу	9.00
Разделся, разложил бумаги, занял свое рабочее место	9.00	9.15
Проверил электронную почту, ответил на некоторые письма	9.15	10.00

И так до конца рабочего дня.

Даже походы в туалет и перекуры стоит учитывать, если вы хотите добиться максимально хороших результатов.

Система 5s – эффективная организация рабочего места

Вариант 2.

Такая табличка подойдет для анализа той деятельности, что требует повторяющихся действий.

Например, разгрузка товара вручную. Пришла машина, в которой находится 20 коробок с конфетами и печеньем.

Вы составляете вот такую таблицу:

Грузчик: Иванов И.И.
Разгружал машину с товаром 1.01.2016.
Нумерация коробок и время, потраченное на разгрузку одной коробки (в сек.)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
12 0	13 0	11 9	12 5	12 9	13 0	13 5	14 0	13 8	14 0	14 2	13 0	13 7	14 1	13 9	13 8	14 3	16 0	14 0	14 0

Теперь вам следует подсчитать среднеаналитическое время: сумма времени, потраченного на разгрузку машины, поделенная на количество операций, выполненных грузчиком.

Если вы понимаете, что ваши подчиненные тратят слишком много времени на ту или иную работу, в результате чего возникают завалы дел, то хронометраж рабочего времени поможет вам исправить ситуацию.